Arsip Sejarah Sumatera Barat dalam Perspektif Warisan Budaya (Cultural Heritage)

Oleh: Mestika Zed

Saya ingin membuka tulisan ini ini dengan sebuah ilsutrasi gagasan. Gagasan itu merupakan sebuah prinsip, kalau tidak salah, ditulis di sebuah prasasti di sebuah kampus, tepatnya di depan Gedung Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial di Universitas Chicago, Amerika Serikat. Isinya kira-kira berbunyi demikian: “Jika anda tidak mampu mengukur Anda miskin dan tidak memuaskan”. Saya hanya bisa menduga, bahwa prinsip itu mengacu kepada tradisi ilmu-ilmu alam yang berakar dari tradisi kaum positivis abad ke-19. Salah satu dalil positivisme ialah “savoir pour prevoir” (mengetahui untuk meramalkan).

Ungkapan itu mudah ditangkap. Intinya tak mugkin kita mengukur tanpa data yang tersedia. Dalam kaitannya dengan topik pembicaraan kita di sini,  peran arsip sebagai ”gudang” data-base,  yaitu -- a systematically arranged [document] collection of computer data, structured so that it can be automatically retrieved or manipulated ? suatu koleksi data komputer yang tersusun sistematik, terstruktur sedemikian rupa sehingga ia dapat diselamatkan dan digunakan. Digunakan untuk apa? Tentu terkait dengan fungsi dan kegunaan bahan arsip. Secara umum ada empat kegunaan bahan arsip.

1. Untuk fungsi-fungsi administratif: alat dasar manajemen organisasi
2. Alat kontrol/ perencanaan & manitoring/ evaluasi
3. Untuk keperluan riset: semua bidang keilmuan memerlukan data arsip.

Saya ingin menambahkan arsip sebagai ”alat ukur” atau barometer tentang kemajuan atau kemunduruan sesuatu lewat metode rekan jejak. Tanpa perlu dikatakan, petugas arsip dan arsivaris tentu tahu apa yang harus dikerjakan untuk melayani ketiga fungsi utama arsip tersebut. Di sini saya hanya ingin sedikit berbagi mengenai fungsi terakhir: arsip untuk kepentingan riset.

Bidang yang paling dekat dengan urusan arsip lazimnya diasosiasikan dengan studi sejarah. Ini tidak salah. Namun dewasa ini semua bidang studi memerlukannya, termasuk kedokteran dan pertanian; yang paling populer dewasa ini, saya berani mengatakan, analisis ”pertandingan sepak bola dunia” baru-baru ini hampir seluruhnya bertolak dari rekam jejak. Rekam jejak tidka bisa lain ”kembali ke arsip” (archive return’).

Dalam metodologi penelitian pada umumnya, ada empat macam jenis sumber data masing-masing berlainan pendekatan dan metodenya (kepustakaan, dokumen, labor dan lapangan). Semua riset menggunakan kombinasi salah satu dari keempat sumber data tersebut. Jadi sekarang tidak hanya sejarah dan ilmuwan sosial yang memerlukannya, tetapi malahan juga ilmu-ilmu IPA (biologi dan kedokteran sekedar contoh). Seorang teman Indonesia saya yang tengah menyelesaikan S3nya di Jerman di bidang biologi memerlukan waktu yang lama tinggal di Belanda untuk memahami data biologi laut yang menjadi pusat perhatian penelitiannya dan bahan itu tersimpan dalam arsip labor di Belanda. Bertumpuk-tumpuk data mentah dan hasil penelitian tentang biologi Indonesia di masa lalu tersedia di Belanda, dan itu mustahil ditemukan di Indonesia. Ilmu kedokteran juga demikian. Untuk memetakan jenis penyakit yang tersebar di Indonesia (dan daerah) hanya mungkin dilakukan dengan bantuan data arsip. Baru-baru ini heboh mengenai sebaran virus ”flu babi” dan ”flu burung (H-i N1) memaksa riset kedokteran untuk membuka dokumen, karena virus itu belum pernah dikenal sebelumnya.

Apa yang ingin saya katakan dengan ilustrasi di atas, ialah arsip diperlukan oleh semua bidang ilmu pengetahuan. Dokumen adalah data tetap yang tidak ”berdusta. Melalui metode riset ”kritik sumber” dalam metodologi sejarah, pendustaan (pemalsuan) data dokumen bisa dideteksi. Hanya saja keahlian dan kecepatan penghilangan data bagi tersangka korupsi jauh lebih canggih daripada yan bisa dilakukan oleh arsiparis dalam penyelamatannya.

* * *

Peran Arsip sebagai Rekaman Kegiatan

Para ahli kearsipan (arsiparis) biasanya memahami arsip sebagai rekaman informasi. Apapun medianya. Mulai dari yang paling konvensional seperti kertas atau film, microfilm, magnetic media atau optical disk. Bagi sejarawan arsip adalah rekaman kegiatan, entah itu kegiatan fikiran atau kegiatan pisik. Maka sudah mejadi prinsip dalam Ilmu Sejarah untuk menjunjung dalil, “no document no history”. Sejarah manusia itu sendiri baru dimulai ketika ditemukan bukti-bukti tertulis (written records). Sebelum manusia mengenai tulisan disebut manusia prasejarah.

Kalau demikian halnya, maka arsip pada prinsipnya ialah rekaman “memory” (ingatan) tentang pelbagai kegiatan dalam bentuk tertulis, baik dalam bentuk media kertas atau digital. Dalam era informasi dewasa ini, media sudah semakin canggih. Arsip yang diciptakan secara pribadi tentunya merupakan rekaman ingatan personal, keluarga dan seterusnya kalau diciptakan oleh lembaga resmi, baik suasta atau pemerintah, serta merta ia merupakan pusat ingatan kolektif. Arsip Nasional pada prinsipnya dibangun untuk menyimpan rekaman ingatan kolektif bangsa mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan apa yang diperbuat bangsa  ini di masa lalu. Tentu saja tidak melulu mengenai kegiatan adminsitrasi pemerintahan dan pembangunan, tetapi untuk dua bidang ini saja Indonesia  masih ‘payah’, kecuali mungkin untuk lembaga teretntu.

Namun perlu kiranya ditandaskan di sini, bahwa informasi kegiatan yang direkam arsip berbeda dengan informasi lain, karena arsip pada prinsipnya merupakan rekaman dari kegiatan kelembagaan atau organisaasi dalam menjalankan fungsinya. Ia tidak dibuat atau timbul karena kebetulan atau karena sekedar hobi atau keinginan pribadi, melainkan karena kebutuhan program, kebutuhan berinteraksi, baik secara interen maupn eksteren. Dengan begitu, pengelolaan arsip yang baik akan mampu menjalankan fungsinya sebagai pusat ingatan institusional dan sebaliknya pengelolaan arsip yang “centang parenang” akan menghasilkan rekaman ingatan yang kacau dan bahkan bisa menimbulkan malapetaka. Bacalah ilustrasi menarik mengenai ini dalam sebuah esei berjudul “ Membunuh dengan Data” (Kompas, 5/9/2006).

Memang kegiatan penyimpanan arsip indentik dengan penyimpanan informasi. Namun penyimpanan dan pengelolaan arsip memerlukan keahlian khusus, yaitu arsiparis yang di Indonesia masih sangat sedikit jumlahnya. Pengertian orang tentang arsip dan pemeliharaannya tidak semata-mata bergantung kepada keahlian profesional, melainkan juga kepada manusianya, “the men behind the gun”. Artinya, sekalipun mereka sudah memiliki keahlian dan pengalaman di bidangnya, tetapi kalau manusianya yang sudah “rusak” tanggung jawab moral pribadi terhadap tugasnya, maka hasilnya tidak akan banyak bermanfaat, bahkan bisa sebaliknya.

Arsip Sebagai dan untuk Cultural Heritage

Jika kita bisa memahami arsip sebagai rekaman kegiatan, maka arsip pada prinsipnya menyimpan nilai informasi yang sangat vital dan strategis bagi penelitian. Banyak ungkapan yang mendukung gagasan ini (Lihat power point). Di sini saya hanya akan memberi beberapa fungsi arsip sebagai warisan budaya.
Pertama bila arsip diasosiasikan sebagai tempat menyimpan informasi (berupa data, bukti-bukti, kegiatan) memiliki kelebihan karena rekaman informasi yang disimpan di dalamnya relatif konsisten. Berbeda dengan sumber lisan (wawancara misalnya), arsip mampu menembus ruang dan waktu, melampaui waktu pada saat arsip itu diciptakan. Dalam masyarakat primitif yang hanya mengandalkan komunikasi lisan, informasi yang dihasilkannya hanya muncul sewaktu ia berlangsung, sesudah itu terbenam begitu saja. Atau kalau pun bertahan ia mudah dipalsukan, ditambah dan dikurangi. Budaya lisan yang hanya mengandalkan ingatan juga terbatas jangkauannya. Ingatan bisa berobah dan informasi yang tekandung di dalamnya bisa berobah pula dan malah bisa diputar balik, baik kronologinya maupun struktur dan isinya secara keseluruhan.  Contoh terbaik dalam hal ini ialah kasus kepemilikan tanah di negeri kita Minangabau. Sebagian besar konflik sosial pada di nagari-nagari bersumber dari tradisi lisan yang diwariskan dari mulut ke mulut.  Sertifikasi tanah adalah salah satu solusinya. Itu artinya dokumen menjadi solusi. Penelitian mengenai konflik tanah menjadi lebih rumit kalau arsip kepemilikan tanah tidak tersedia. Budaya arsip pada gilirannya akan bisa mengurangi ketegangan dalam kasus-kasus konflik tanah dewasa ini.

Kedua, informasi arsip mengandung nilai yang jauh melebihi tujuan pada waktu penciptaannya. Contoh sederhana dalam kehidupan sehari-hari, misalnya, arsip kwitansi jual beli suatu barang, termasuk lahan atau tanah dan surat garansinya adalah bukti sahnya suatu transaski jual beli. Jadi tujuannya ialah sebagai bukti atau tanda sah telah berlangsungnya transaksi jual beli. Sekali waktu barang mahal yang baru dibeli itu tiba-tiba rusak. Dalam hal ini misalnya pembelian satu unit komputer, biasanya ada dokumen garansi. Namun karena kwitansi dan bukti garansi tidak disimpan dengan baik, ceroboh atau tidak peduli, maka barang itu tidak bisa dikembalikan. Juga tidak bisa “disevice gratis” karena tidak ada lagi bukti kwitansinya. Padahal biaya perbaikannya sangat mahal. Apakah ini tidak merugikan? Apakah arsip tidak bernilai praktis?

Saya ingin memberikan sebuah ilustrasi lain dan ini juga kejadian sebenarnya. “Jembatan Ampera” yang megah di Palembang itu dulunya adalah hadiah pampasan perang dari Jepang di zaman Sukarno. Belakangan di zaman Orde Baru, jembatan itu rusak karena elevator jembatan bagian tengahnya tidak berfungsi. Selain itu ada juga bagian-bagian besi tua yang sudah lapuk dan ingin “direhab” sebagian dengan anggaran pembangunan nasional. Namun semuanya gagal dilaksanakan karena arsip mengenai konstruksi jembatan tidak diketahui entah di mana. Setelah dicari-cari ada juga diketemukan arsipnya sebagian, tetapi itu tidak cukup untuk bisa mengerjakan rehabilitasi. Belakangan diketahui, bahwa Jepang teryata masih menyimpan arsip itu secara lengkap dan rapi. Ketika diusahakan meminjam untuk “dikopi” kepada perusahaan Jepang yang mengerjakan dan menyimpan copy arsipnya, mereka minta dibayar seharga yang hampir sama mahalnya dengan biaya membuat jembatan baru. Walhasil yang membutuhkannya (delegasi Indonesia) melongo dan malu. Hasilnya selanjutnya “apes” dan elevator jemabtan itu smapai kini diiarkan rusak begitu saja.

Selain dari kedua fungsi di atas (hingga bisa menolong keluar dari kesulitan), arsip juga memiliki manfaat yang sangat penting untuk bahan evaluasi, kontrol kegiatan berkelanjutan dan untuk berbagai kepentingan penelitian kebijakan, penelitian terapan dan seterusnya. Sebagai contoh arsip tentang migrasi, kelahiran atau kependudukan, data perkebunan, komoditi pertanian rakyat atau kualifikasi karyawan kantor dan jumlah penyimpangan-penyimpaang dan prestasi yang pernah mereka lakukan. Sebuah misi penelitian biologi laut dengan pelayaran kapal “Snelius” dari Belanda ke Indonesia tahun 1920-an, bisa dilanjutkan karena masih tersedia arsipnya. Walhasil mata-rantai penemuan lama dan baru dapat dilihat prosesnya dan kombinasi temuan penelitian yang lama dan yang baru konon menciptakan teori yang lebih baru lagi dalam kepustakaan biologi laut di Universitas Leiden, Belanda.
Sesunguhnya arsip mencerminkan seluruh unsur kegiatan administratif yang penting dari suatu institusi. Umpamanya rekaman tentang kegiatan transaksi jual-beli inventaris kantor, perjanjian-perjanjian, peraturan perundang-undangan, keputusan-keputusan administratif tentang pembangunan, hak dan kewajiban, kewenangan, tangung jawab perorangan atau kelompok dalam suatu institusi. Semua ini diciptakan untuk mencapai tingkat efisiensi dan efektivitas tugas-tugas kelambagaan.

Namun selama kegiatan administratif-birokratis tidak dilakukan dalam proses interaktif dengan bahan arsip, maka penyimpangan demi penyimpangan atau meminjam istilah Orde Baru, “kesalahan prosedur” adalah perbuatan yang bisa dimaafkan. Tentu tidak dapat dibayangkan apa jadinya kalau arsip tidak tertata dengan sistematik, misalnya, karena ceroboh, lalai, atau tidak bertangung jawab, sehinga sulit dicari atau hilang begitu saja. Jika demikian, pastilah akan terjadi banyak keputusan yang diambil dan pelbagai kegiatan yang dilaksanakan secara keliru atau salah mengerti atau asal-asalan. Itu semua akan berakibat penambahan tenaga dan biaya yang tidak diperlukan. Kelalaian terhadap penyimpanan dan pelayanan arsip juga akan berakibat terhadap orang banyak. Dalam kehidupan berbangsa dan bernegara ini mempunyai konsekuensi yang lebih jauh bagi generasi di masa datang. Marilah kita melihat sebentar tentang fungsi arsip bagi kehidupan berbangsa.

Ketiga, arsip sebagai aset negara. Dalam era informasi dewasa ini,  hampir tidak ada kegiatan yang tidak menggunakan kegiatan tulis menulis. Secara nasional bahan arsip sangat besar sumbangannya bagi pembangunan bangsa. Banyak rekaman informasi mengenai kegiatan politik, ekonomi dan sosial yang tersimpan dalam rekaman arsip sebetulnya bisa dimanfaatkan sebagai kesaksian, bahan evaluasi dan kontrol agar tidak terjadi pengulangan-pengulangan yang tidak berguna. Seringkali pula kita mendengar atau menyaksikan “pembangunan” tambal sulam. Hal itu bukan semata-mata karena mereka tidak mengerti arsip, tetapi juga karena ingin mengerjakan hal yang praktis, atau gampangnya saja, menurut visinya sendiri. Biaya sosial dan ekonomi yang ditimbulkan oleh prilaku yang kurang menguntungkan ini sebetulnya mencerminkan sikap bangsa kita yang belum cocok memasuki era sejarah, era yang mengandalkan kegiatannya kepada bukti-bukit tertulis. Arsip yang kacau mencerminkan kegiatan yang kacau dan tidak berkesinambungan.

 Museum Adytiawarman Padang: Museum sebagai sarana arsip cultural heritage

Bangsa yang kurang menghargai arsip adalah bangsa yang kehilangan ingatan sebagian atau seluruhnya mengenai perbuatan masa lampau, keberhasilan dan kegagalannya dan gagasan-gagasan tentang masa depan di masa lalu.  Barangkali konsep “manusia seutuhnya” versi pembangunan Orde Baru memiliki andil juga. Siapa saja yang pernah ikut penataran P4 akan tahu, bahwa cita-cita manusia Indonesia seutuhnya ialah sejahtera lahir dan batin. Maka semua kegiatan pembangunan diarahkan kepada pembangunan pisik dan mental, walaupun yang terakhir ujung-ujungnya ke pisik-material juga. Pembangunan kita cenderung berorientasi fisik dan material, tetapi minus pada sikap, prilaku dan p[ola fikir (mindset) yang berorinetasi kereativtas dan produktivitas. Ini juga terecermin dalam pendidikan. Akibatnya lahirlah manusia-manusia ”pak-tiru”, ”membeo” dan seterusnya. Mentalitateit seperti ini ikut memelihara atau melanggengkan budaya ”paternalistik”. Budaya meniru menghilangkan etos kerja dan kreativitas. Akibat selanjutnya kerativitas anak bangsa jadi mandek. Contoh terbaik dari kemandegan ini misalya ialah acara TV, khususnya tv suasta.Umumnya adalah produk tiruan dari luar. Sangat minus warna budaya Indonesia.

Memang rejim Orde Baru pernah mencanangkan bahwa pembangunan Indonesia adalah pembangunan integral (terpadu) dan berkelanjutan seperti tercermin lewat PELITA ke PELITA. Tetapi yang dimaksudkan pembangunan berkelanjutan itu rupanya ditafsirkan oleh penguasa Orde Baru dengan cara yang sangat lain tapi halus, ialah kaharusan berlajutnya pengambil keputusan dalam pembangunan. Itu artinya  rejim Orde Suharto harus terus berlanjut selama-lamanya. Meskipun tidak dinyatakan secara eksplisit seperti Sukarno, Suharto dengan moto pembanguan berkelanjutan sebenarnya sedang menyatakan ”Presiden seumur Hidup”, seperti halnya Sukarno. Sayangnya kedua presiden RI itu mengalama nasib akhir yang sama” sebuah tragedi sejarah bangsa. 

Sekarang Suharto sudah tidak ada lagi. Namun konsep pembangunan berkelanjutan sesungguhnya tetap relevan. Sebuah konsep yang aslinya memiliki paradigma, bahwa pembangunan itu, harus integral dengan apa yang telah direncanakan dan dilakukan sebelumnya dan ke masa datang. Dalam tata-kelola administrasi pembangunan, ada yang namanya Rancangan Pembanganan Jangka Panjang (RPJP -- 25-30 tahun) di samping jangka menengah dan jangka pendek (tahunan). Di masa lalu rancangan pembangunan itu dinamakan PELITA. Dokumen ini mestilah menjadi aset dan sekaligus alat ukuran untuk mengevaluasi capaian pembangunan.

Namun seringkali terjadi dokumen perencanaan masuk laci, dan banyak agenda program yang naik di tengah jalan. Ini tentu tidak keliru dan malah diperlukan. Namun apakah dokumen arsip bagi kita hanya sekedar pemenuhan syarat formalitas menurut undang-undang, atau betul-betul fungsional? Hemat saya ”jauh panggang dari api”. Jika kita ingin sungguh-sunguh membangun masa depan bangsa, kita tidak hanya perlu faham apa itu aset (kekayaan negara) dan bagaimana ia dikelola, tetapi juga bagaimana ia terdokumentasikan dalam ”data-base” yang baik dan aman.

* * *

Perubahan Paradigma dalam Pengelolaan Bahan Arsip

Dewasa ini paradigama ARSIP sebagai bagian dari sistem jaringan informasi nasional dan daerah sudah berubah. Perubahan ini sejalan dengan tuntutan perkembangan zaman. Sekarang dunia sedang bergerak dari era industri ke era informasi. Di masa lalu, selama berabad-abad era industri telah mengubah kehidupan manusia dari sistem agraris ke industri, yang berfokus pada pengolahan sumber daya alam (SDA) menjadi pelbagai bentuk barang fabrikasi. Industrialisasi memerlukan penguasaan ruang fisik. Karena itu, terjadilah proses imperialisme dan kolonialisme (penjajahan) untuk tujuan mengambil bahan mentah dari negeri penjajah danhasilnya diangkut ke negeri induk (negeri asal penjajah).

Sekarang sedang terjadi pergeseran dari era industri (padat karya dan padat modal) ke paska-industri. Ciri utamanya ialah ”knowledge-base industry”. Artinya indutri berdasarkan pengetahuan Iptek. Produk utama dari trend ini ialah ICT (Information & Commmunication Technology) berorientasi komunikasi dan informasi. Ini pada gilirannya memerlukan keahlian baru dlaam ilmu kearsipan dengan dukungan pelbagai keahlian tambahan. Antara lain penguasaan program informasi digital. Perhatikan bagan di bawah ini,

Perubahan Paradigma Tatakelola Kearsipan

Berkat hasil kemajuan teknologi informasi (ICT), maka penggandaan dan kecepatan laju informasi meningkat drastis. Menurut sebuah hasil penelitian di dunia bisnis Amerika Serikat tahun 1986, setiap hari konon diciptakan 370 juta helai surat bisnis asli (bukan copy) dan sekitar 1,9 milyar helai tembusannya. Maka dapat dibayangkan apa yang terjadi sekiranya jumlah arsip yang demikian besar tidak terurus dengan baik. Apa konsekuensinya jika arsip-arsip di pelbagai lembaga, baik pemeritah maupun suasta, tidak dikelola secara profesional?; apa hubungannya dengan kepentingan bangsa? Hanya itu persoalan ini yang akan diperbincangkan dalam makalah singkat ini.

Konteks Kersipan Sumatera Barat
Saya tidak tahu banyak apa yang terjadi dengan manajemen kearsipan di daerah ini. Otoritas untuk menjawab pertanyaan berikut ini tentu ada di tangan pengambil keputusan di bidang ini.

1. Bagaimana sistem kearsipan daerah dibangun? Sudah adakah buku ”guide” tentang koleksi arsip yang tersimpan di arsip daerah? Termasuk di kabupaten dan kota?
2. Adakah semacam Sistem Informasi Kearsipan (SIK) yang dibuat dan bagaimana hubungannya dengan Sekretariat daerah di pelbagai tingkat pemerintahan?
3. Jika ada, apakah produk yang dihasilkan SIK Sumbar (Instansi/ Lembaga Kerasipan Daerah) dan Suasta, termasuk koleksi pribadi.
4. Apa saja jenis arsip yang disimpan dalam arsip daerah ini?
5. Apakah sudah ada program reguler untuk penyadaran (apresiasi) arsip untuk publik dan instansi terkait.
6. Apakah sudah ada sistem pelayanan standar di institusi kearsipan daerah?
7. Apakah pemerintah daerah cukup konsisten dengan kebijakan di bidang ini, baik dari segi alokasi dana maupun dari peningkatan kapasitas insstitusi dan kapasitas personilnya?
8. Apakah sudah ada program arsip jangka panjang dan bagaimana itu dikaitkan dengan sistem jaringang informasi arsip daerah, nasional dan kemitraan internasioal?
9. Sudah adakah yang dinamakan ”portofolia” Sistem Informasi Kearsipan yang mencakup (tata-ruang RT-RW], kehutanan,  arsip pembangunan, dan seterusnya yang terkait dengan kegiatan SKPD dan lembaga suwasata atau pribadi?

PENUTUP
Harus diakui, bahwa sampai hari ini, pandangan kita tentang arsip belum banyak berubah. Setiap kali kita menyinggung kata arsip, ingatan kita segera terpaku pada tumpukan berkas surat-menyurat yang sudah lama dan tak terpakai lagi. Ia lebih sering dianggap barang kuno yang harus dikirim ke gudang, tetapi karena terlalu banyak ‘memakan’ tempat, biasanya dibakarlah pemecahannya. Memang ada teknik penyusustan arsip. Namun apakah itu benar-benar telah dilakukan secara profesional, atau sepengetahuan badan arsip? Sama celakanya, ada saja yang berfikir praktis: daripada dibakar lebih baik dijual ‘kiloan’ ke tukang loak; itu bisa bermanfaat bagi toke bada atau untuk bungkus kacang goreng dan seterusnya. Sekali lagi, kika kita ingin sungguh-sunguh membangun masa depan bangsa, kita tidak hanya perlu faham apa itu aset (kekayaan negara) dan bagaimana ia dikelola, tetapi juga bagaimana ia terdokumentasikan dalam ”data-base” yang baik karena arsip tidak hanya bernilai aset warisan  kekayaan nasional, melainkan juga juga memiliki nilai aset masa depan bangsa.

Padang, 17 Mei 2010

MTZ

* * *